瞎忙退散！時間都去哪了？

紅人效率 / By 喬希.H

數算職場甘苦談，時間不夠用、事情做不完肯定是上班族們常常的哀嚎。但若細細檢視、追究自己的時間到底去哪了，其實不難發現，時間不夠或許不是真正的問題，沒有管理時間的策略才是惱人的癥結阿。我們常常很矛盾的怨嘆時間不夠，同時又眼睜睜的在浪費時間，東奔西跑一整天下來，竟是一事無成的瞎忙，該做的卻沒做。

是時候告別心很累的沒效率輪迴，落實關鍵四行動，幫助你從繁忙中脫困，找回工作的動力和效率：

每天的開始，要清楚今天的To-Do 和 Must-Done，哪些是今天要做的、哪些是今天必須完成的。建議在前一天晚上就把隔天要做的事先捋一遍，或是利用通勤時間大致想一下，這樣早上到辦公室時就可以很快地排出今日的工作時間表和工作的優先順序。

To-Do List的重點在接地氣，貼近現實，不要好高鶩遠，寫一大堆完成不了的事。若預計工作的時間是八小時，就務實的先排八小時內可以完成的工作。例如，評估自己完成一份簡報的時間需要兩小時，就不要只排定一小時，當無法達成時，不但下一個工作會連帶被delay， 挫折感也會提升，難以持續。相反的，量力而為不表示放縱寬鬆，明明可以在兩小時完成，就不要排三小時。

手寫的To-Do List東一張、西一張，常會查找不便，若能整整齊齊的寫在筆記本上雖然不錯，但利用垂手可得的小工具做數位記錄（手機、平板、電腦任一皆可），在資料的保存和快速搜尋上是無人能及，誇張點形容說是一機在手，天下我有也不為過阿。

幾個耳熟能詳的記事小工具，供您參考：
只要有Google帳戶，在手機和電腦都有內建的Google日曆，可以設定任務的「開始」與「結束」時間，很簡便就能完成行事曆的安排。若是不需要特別排定時間的簡單代辦事項，例如，下班後買水果，則可以記錄在Google Tasks清單，並設定一個須完成日期。

另外，近年來大家常聽到的Evernote 讓你可以輕鬆紀錄生活中的靈光乍現、隨手筆記，工作上專案、待辦清單的先後順序，不論工作、家庭或任何其他方面的記事、待辦、行程再也不怕被意外遺漏。

而Notion就像是一本空白的筆記本，不僅可記錄文字，還可以插入圖片、音檔、影片、附件等使用無限制，在這過目即忘的資訊爆炸時代，實在是強大又便利的貼身智慧小秘書。特別是Notion還支援從其他筆記軟體匯入資料的功能，輕鬆無縫接軌統整所有訊息！

有了方法和工具，剩下就是需要決心去執行啦。首先，請努力屏蔽那些會阻擋你完成目標的干擾，例如設定這一小時要完成某個報告，就不要在上網找資料時被旁邊的廣告圖片、新聞標題等吸引去點擊觀看，若無法不分心不去看叮叮咚咚的Line訊息、FB通知，建議在這一小時就先關掉吧！無法不被周圍同事的談話、電話影響，也許戴上耳機或耳塞，不讓工作在進行中被對工作沒有幫助的干擾分心或打斷。

有人會說：不可能完全不受干擾，桌上電話響了，不可能不接阿。是的，該做的還是要做，重點是約束自己避開那些可掌握的不必要干擾，例如瀏覽網頁廣告，回覆不重要的訊息，加入純粹的閒聊… 回神時，可能半小時已過去，時間小偷在此原形畢露。

每天的結束，誠實檢視自己To-Do 和 Must-Done的成效，達成了好棒棒，未達成是甚麼原因？若是因為時間安排不夠，學會下次依實際狀況調整；若是因為當中被干擾，是必要干擾（例如主管臨時交派其他任務、臨時會議等）還是不必要干擾？學會下次如何改善，屏蔽不必要的干擾。

有限期或答應要完成的工作，即使需要加班，就加班把它做完吧！不要逃避拖延，明日復明日，不但失去 To-Do List 的意義，可能也會失去人對你工作能力的信任。

設定工作時請適當的保留彈性和休息時間，也許每工作90分鐘，留5-10分鐘喝水、泡咖啡、上廁所的空檔。我們畢竟不是機器人，短暫的休息，讓思緒更清澈，有助下一階段的工作。

當 To-Do List 成效愈來愈好，或每次階段任務的達標，請不吝給自己一點獎勵打氣一下吧！這不僅是很好的動力，還可以激勵你更加專注完成工作，因為知道當工作結束時，有一個美好的獎勵正等著你。

談了這麼多，時間管理說到底是人生觀問題。
我們追求工作效率，想要做好時間管理，其實和我們的終極目標「你想過什麼樣的生活、想成為什麼樣的人」有關，如果你不清楚自己想要達成的目標是什麼、什麼事對自己是最重要的，可能也不太在乎自己是不是在浪費時間，那麼，就算學再多的方法、再好的工具也是枉然。

追求效率的目的是為了減少浪費的時間和資源，能在有限的時間內完成更多的工作，減少工作壓力並換來更好的工作果效，進而提升生活質量，更有心力關懷、珍惜身邊的人事物，也能更好地運用時間，實現夢想和願望，讓自己的生活更感充實和幸福。

從現在開始行動吧，踏出學習和探索的一小步，可能帶來拓展視野、刷新三觀新高度的一大步，潛移默化中，相信你會驚喜地愛上這個「快樂又有效率」的自己呢！

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