你SOP了嗎?

紅人效率 / By C.K. Vin

還記得童話故事糖果屋的情節？兄妹倆第一次被父親帶到森林中遺棄，最終還是找到回家的路，關鍵就在於沿途灑下的小石子，成為他們順利返家的指引。

「指引」是有效達成目的的最佳幫手。從IKEA買了收納櫃，跟著說明書就能徒手完成組裝；想一展廚藝，翻開食譜就有美味菜餚上桌。在這個資訊便利的時代，你再也不用獨自摸索，就能得到絕佳處理方法，而且既快速又正確。那麼工作呢？你是否也需要一份指引手冊？

人人都想在職場有出色表現，除了決心，更要有好用的工具和方法。其中一項利器就是—SOP。工作上你是否曾有過這些狀況：明明相同職務，卻有迥異的作業程序；不常辦理的工作超級考驗記憶力；產品出了錯，不曉得該從何追蹤起…。要長遠克服上述問題，不能單靠逃避和運氣，唯有製作出SOP才是解決王道。

看起來SOP是工作的萬靈丹，他究竟能幫助我們甚麼呢？

遠古時代沒有文字，訊息只能口耳相傳，歷經世代交接難免誤差漸大。資訊能完整傳遞才有價值，企業作業模式的產出是經由不斷修正蛻變而來，是集眾人腦力和失敗經驗的血淚作品，透過記錄在SOP中，讓現行工作者免於重走冤枉路，並且能正確迅速地完成作業。

新人報到總是讓主管憂喜參半，喜的是幫手到位；憂的是不知該從何教起。其實SOP就是最好的教育訓練教材。先從大方向認識作業的完整程序，包括跨部門的工作銜接及審核控制點；通盤理解後，再深入執行的細節、使用工具及產出。短時間內絕對能讓新同仁發揮幫手功效。

信任是建立在彼此提供的資訊與佐證。企業往來首重誠信，口頭承諾效用有限，遠不如具體的合約及相關附屬文件，而SOP就是其一。為更確實掌握品質，客戶會深入探究作業內容，提供SOP為作業依據及標準是得到對方信任的最好途徑，也能藉此樹立品質優先的企業形象。

管理學之父彼得杜拉克在「有效的主管」書中曾說：效率就是以正確的方式做事；效能就是做正確的事。有效運用SOP才能引導正確方向，就像糖果屋的兄妹倆，循著月光映射的閃亮石子，走向回家的路。

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